Introducción

Los sistemas de productividad nos deben servir para sostener información fuera del cerebro, categorizarla e indexarla de forma que sea fácil de buscar y encontrar en el contexto adecuado. Sabiendo qué categoría tiene una pieza de información, es más fácil saber cómo tratarla, almacenarla y buscarla.

Tipos de información

Accionables o tareas

Son piezas de información cuya razón de existir es que requieren de que uno actúe para cambiar el estado de las cosas. Estas tareas pueden (o no) tener un tiempo límite que de no ser accionados, pueden haber repercusiones. Esto sería una superposición entre este tipo y el calendarizado.

Referencias

Información que consideramos importante conservar en el futuro. No se pueden accionar, pero son datos o ideas valiosas que no queremos que se pierdan.

Calendarizados o Eventos

Información relacionada a un momento en el tiempo. En general son compromisos hechos con un momento en el tiempo y el espacio definido con anterioridad.

Estados

Accionables

Por su naturaleza, las tareas tienen un estado que va cambiando conforme realizamos la acción necesaria. Hay un flujo y transiciones posibles.

flowchart LR
A[Pendiente] -- Iniciar --> B[En Progreso] -- Terminar --> C[Completado]
A -- Cancelar --> D[Eliminado]
B -- Cancelar --> D
A -- Delegar --> E[A la espera]
B -- Delegar --> E
A -- Agendar --> F[Agendada]
A -- Migrar --> G[Migrada]

Referencias

Las referencias pueden ser coleccionadas en la herramienta diaria, en la herramienta de planeación o incluso en lugares no planeados. Estas referencias incluso pueden ser tickets, notas, tarjetas de presentación o cualquier otro soporte. Esta información fue sólo capturada, pero aún no está indexada, no es buscable ni está categorizada. Conforme la información es procesada, ésta también cambia de estados.

flowchart LR
A[Pendiente] -- procesar --> B[Procesado]
A -- desechar --> C[Irrelevante]

La acción de procesar referencias es un tema específico que habla de dónde y cómo almacenar la información.

Eventos

Los eventos son mejor analizados en la perspectiva de un calendario. Como lista queda un poco corto. Aún así hay estados que nos facilitan su manejo.

flowchart TD
A[Agendado] -- Evento pasa --> B[Completado]
A -- Reprogramar --> M[Migrada] -.-> N[/Nuevo evento/]
A -- Reprogramar indefinidamente --> CI[Cancelado] -.-> D[/Tarea de Seguimiento/]
A -- Cancelar --> C[Cancelado]